Was sind Projektkosten – Experteneinblicke

Bei der Initiierung eines neuen Projekts ist das Verständnis der "Projektkosten" entscheidend für Projektmanager und Stakeholder. Es ist der finanzielle Kompass, der Sie von der Konzeption bis zum Abschluss leitet und sicherstellt, dass die Ziele des Projekts im Einklang mit dem Budgetrahmen stehen. Aber was genau ist in den Projektkosten enthalten? Mit unseren Experteneinblicken und Anleitungen erhalten Sie ein umfassendes Verständnis der Projektkosten sowie der Ziele und Feinheiten des Kostenmanagements in Projekten.

Was sind die Kosten eines Projekts?

Projektkosten beziehen sich auf alle Ausgaben, die erforderlich sind, um ein Projekt zu initiieren, zu planen, auszuführen, zu steuern und abzuschließen. Sie umfassen eine Vielzahl von Ausgaben, von offensichtlichen bis hin zu versteckten, die jeweils für die erfolgreiche Lieferung des Projekts unerlässlich sind. Das Verständnis dieser Kosten bedeutet nicht nur zu erkennen, wofür Sie Geld ausgeben. Es geht darum zu verstehen, wie diese Ausgaben die Gesamtstrategie, Machbarkeit und Rentabilität des Projekts beeinflussen.

Die Projektkosten sind die Gesamtausgaben, die während des Lebenszyklus des Projekts anfallen. Sie repräsentieren die finanzielle Investition, die notwendig ist, um das Projekt abzuschließen, und beinhalten eine Reihe von Ausgaben, von den Löhnen Ihres Teams bis zur endgültigen Lieferung des Projekts an den Kunden. Projektkosten sind dynamisch und können durch verschiedene Faktoren wie Projektumfang, Ressourcenverfügbarkeit und Marktkonditionen beeinflusst werden. Es handelt sich nicht um statische Zahlen und erfordern oft Anpassungen und Überarbeitungen, während sich das Projekt entwickelt. Ein ordnungsgemäßes Kostenmanagement ermöglicht eine bessere Prognose, Budgetierung und Ressourcenzuweisung und erhöht damit die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs.

Die Hauptarten von Projektkosten

Lassen Sie uns die Kosten, die mit einem gegebenen Projekt verbunden sind, kategorisieren und ein klareres Bild davon bekommen, wie Ihr Budget aufgebaut ist und warum das wichtig ist.

Direkte Kosten vs. Indirekte Projektkosten

Direkte Kosten sind direkt dem Projekt zurechenbar. Dies sind Ausgaben, die, wenn das Projekt nicht existieren würde, nicht anfallen würden. Sie sind oft variabel und können sich basierend auf dem Zeitplan und Umfang des Projekts ändern. Diese Kosten sind entscheidend für die Bestimmung der wahren Kosten eines Projekts und sind direkt verantwortlich für den Gewinn und Verlust eines Projekts. Im Projektmanagement umfassen direkte Kosten oft:

• Arbeitskosten: Löhne oder Gehälter (einschließlich Leistungen), die an diejenigen gezahlt werden, die ausschließlich am Projekt arbeiten.
• Materialien und Vorräte: Rohstoffe oder spezialisierte Werkzeuge, die im Projekt verwendet werden.
• Ausrüstung: Die Kosten oder Miete für Maschinen oder Ausrüstung, die speziell für das Projekt verwendet werden.
• Subunternehmer: Gebühren, die an Subunternehmer oder Berater gezahlt werden, die speziell für das Projekt eingestellt werden.

Indirekte Kosten sind hingegen nicht direkt mit dem Projektergebnis verbunden, sondern mit dem allgemeinen Betrieb des Unternehmens. Sie werden auf das gesamte Unternehmen verteilt und sind daher nicht immer leicht einem einzelnen Projekt zuzuordnen. Auch bekannt als Overhead- oder Verwaltungskosten, umfassen diese Kosten:

• Verwaltung: Gehälter und Leistungen für Management, Verwaltungspersonal und Supportdienste, die dem gesamten Unternehmen zugutekommen.
• Nebenkosten: Strom, Wasser, Internet und Telefondienste, die von der gesamten Organisation genutzt werden.
• Miete oder Abschreibung: Die Kosten für die Belegung des Raums, von dem aus das Unternehmen operiert, ob gemietet oder im Eigentum.
• Ausrüstung und Technologie: Allgemeine Büroausrüstung und Softwarelizenzen, die von mehreren Projekten genutzt werden, nicht nur von einem.
• Sicherheit und Wartung: Dienstleistungen, die die Betriebsstätte sicher und funktionsfähig halten.

In der Finanzberichterstattung und Buchhaltung werden sowohl direkte als auch indirekte Kosten berücksichtigt, um die Rentabilität eines Projekts zu bewerten. Preisentscheidungen, insbesondere bei Angeboten für Verträge oder bei der Festlegung des Verkaufspreises von Waren und Dienstleistungen, müssen beide Kostenarten berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Projekt finanziell tragfähig und wettbewerbsfähig ist.

Feste Kosten vs. Variable Projektkosten

Eine andere Möglichkeit, die Kosten eines Projekts zu betrachten, besteht darin, zwischen festen und variablen Kosten zu unterscheiden. Das Verständnis ihrer Funktionsweise ist wesentlich für die Budgetierung, Preisgestaltung und Verwaltung der finanziellen Gesundheit eines Projekts.

Feste Kosten bleiben während der gesamten Lebensdauer des Projekts konstant. Sie ändern sich nicht mit der Menge der geleisteten Arbeit oder erbrachten Dienstleistungen. Das Hauptmerkmal dieser Kosten ist, dass sie kurzfristig unvermeidbar sind. Selbst wenn ein Projekt verzögert wird oder einen reduzierten Output hat, müssen sie dennoch bezahlt werden. Feste Kosten sind typischerweise zeitbezogene Gebühren wie:

• Miete oder Leasingzahlungen für Büro- oder Arbeitsräume.
• Gehälter von festangestellten Mitarbeitern, die unabhängig von der Arbeitsbelastung des Projekts einen festen Betrag erhalten.
• Abschreibung von Ausrüstung und Maschinen, die über die Zeit und nicht über die Nutzung berechnet wird.
• Versicherungsprämien für das Unternehmen oder spezifische Projektversicherungen, die einen festen jährlichen oder monatlichen Kostenbetrag haben.
• Kreditrückzahlungen oder andere feste finanzielle Belastungen.

Variable Kosten hingegen sind solche, die sich proportional zur Aktivität eines Projekts ändern. Sie können steigen oder fallen, je nach Aktivitätsniveau des Projekts. Wenn Ihr Projekt mehr Ressourcen oder mehr Arbeitsstunden erfordert, steigen diese Kosten. Variable Kosten sind oft an die betrieblichen Aktivitäten des Projekts gebunden und können entsprechend skaliert werden, Beispiele:

• Rohstoffe und Vorräte, die für ein Projekt benötigt werden.
• Stundenlöhne für temporäre oder Vertragsmitarbeiter, deren Arbeitsstunden je nach Projektanforderungen variieren können.
• Nebenkosten, die direkt mit der Produktion oder Dienstleistungserbringung verbunden sind, wie Strom für Maschinen.
• Provisionsgebühren, die auf der Grundlage von Verkaufs- oder Leistungskennzahlen gezahlt werden.
• Versand- und Bearbeitungskosten, die mit dem Volumen der produzierten oder verkauften Waren schwanken.

Versunkene Projektkosten

Eine häufig übersehene Kategorie sind versunkene Kosten – Ausgaben, die angefallen sind und nicht wiedererlangt werden können.

Dies sind vergangene Kosten, die für aktuelle Entscheidungen und zukünftige Kosten irrelevant sind. Ein Beispiel ist die anfängliche Investition in Forschung und Entwicklung, die nicht die erwarteten Ergebnisse erbracht hat. Versunkene Kosten sollten die zukunftsorientierten Entscheidungen des Projekts nicht beeinflussen, obwohl sie oft in der Gesamtretrospektive des Projekts berücksichtigt werden.

Die Hauptziele des Projektkostenmanagements

Projektkostenmanagement geht nicht nur darum, Ausgaben zu verfolgen, sondern auch darum, die Verwendung von Mitteln zu optimieren, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Es beinhaltet strategische Planung, effektive Kommunikation und kontinuierliche Überwachung. Das Projektkostenmanagement dient daher mehreren Schlüsselzwecken im Bereich des Projektmanagements, nämlich:

• Budgeteinhaltung: Sicherstellen, dass das Projekt innerhalb der zugewiesenen finanziellen Ressourcen abgeschlossen wird.
• Überwachung der finanziellen Leistung: Überwachung und Dokumentation der Kostenleistung, um das Projekt im Budget zu halten, was die Messung der tatsächlichen Kosten gegenüber den prognostizierten Ausgaben beinhaltet.
• Kostenoptimierung: Identifizierung von Möglichkeiten zur Kostensenkung ohne Beeinträchtigung der Qualität oder des Projektumfangs, um den Wert zu maximieren.
• Informierte Entscheidungsfindung: Bereitstellung einer soliden finanziellen Grundlage für Entscheidungen, von der anfänglichen Planung bis zur endgültigen Ausführung und Kontrolle.

Projektkostenmanagement mit Priofy

Priofy bietet eine Plattform, auf der alle Aspekte des Projektkostenmanagements präzise und einfach verwaltet werden können. Speziell darauf ausgerichtet, die Planung, Überwachung und Berichterstattung von Projektkosten zu optimieren, umfassen die wichtigsten Funktionen von Priofy:

• Budgetplanung: Erstellen Sie detaillierte Budgetpläne und prognostizieren Sie Kosten mit Genauigkeit. Priofy ermöglicht es Benutzern, zu Beginn eines Projekts ein detailliertes Budget einzurichten, Kosten in Kategorien und Arbeitspakete aufzuteilen. Sie können Mittel für verschiedene Projektphasen, Lieferergebnisse und Abteilungen zuweisen und so einen klaren finanziellen Fahrplan für den gesamten Lebenszyklus des Projekts erstellen.
• Ausgabenverfolgung: Überwachen Sie Echtzeitausgaben und vergleichen Sie sie mit dem Budget. Mit Priofy können Projektausgaben in Echtzeit erfasst und verfolgt werden, was sofortige Einblicke in den finanziellen Status des Projekts bietet. Diese Funktion hilft bei der Überwachung der tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zu den budgetierten Beträgen und ermöglicht schnelle Anpassungen und effektive Kostenkontrolle.
• Finanzberichterstattung: Erstellen Sie umfassende Finanzberichte für Stakeholder. Diese Berichte können detaillierte Aufschlüsselungen der Ausgaben, Vergleiche der prognostizierten mit den tatsächlichen Ausgaben und Analysen der finanziellen Leistung des Projekts enthalten. Sie können angepasst werden und sind wesentlich für interne Überprüfungen und Berichterstattung an Stakeholder.
• Integriertes Kostenmanagement: Erfassen und genehmigen Sie Ausgaben innerhalb des Systems. Priofy integriert das Ausgabenmanagement mit dem gesamten Projektkostenrahmen und stellt sicher, dass alle Finanzdaten zentralisiert und leicht zugänglich sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Projektkosten eine komplexe Ansammlung verschiedener Ausgaben darstellen, die sorgfältig verwaltet und kontrolliert werden müssen. Indem sie die Unterschiede zwischen direkten und indirekten Kosten, fixen und variablen Kosten verstehen und die Natur von versunkenen Kosten erkennen, können Projektmanager die Komplexitäten der Projektbudgetierung mit Fachkenntnis erfolgreich bewältigen.